プレゼンテーションに関する最も怖い部分の1つは、Q＆Aのタイミングです。そのタイミングに向けての準備するのはほとんど不可能のように感じるかもしれません。ただし、Q＆Aのタイミングをできるだけスムーズに進める方法はいくつかあります。したがって、Q＆Aを最大限に活用するために、以下のプレゼンテーション後にQ＆Aを最適に処理する方法についてのガイドを確認してください！
ルールを決める
プレゼンテーションの最初に、質問の基本的なルールを設定することをお勧めします。プレゼンテーション中に聴衆が質問できるようにするか、プレゼンテーションが終了するまでお待ちいただくように依頼することができます。これらのオプションの両方に利点があります。プレゼンテーション中に聴衆に質問をすることを許可する場合、これは彼らが持っているどんな質問もすぐに対処できることを意味します。そうすれば、常にそれらについて考えるのではなく、プレゼンテーションにフォーカスを戻すことができます。
プレゼンテーションの最後まで質問を待つように聴衆に求めることで、気が散ることなく、プレゼンテーションを忘れることがなくなります。また、質問のされすぎで、プレゼンテーションに時間をかけすぎることも妨げられます。全体として、それは実際にはプレゼンテーション自体と発表者の好みによります。
質問を最後まで聞く
Q＆A期間を適切に処理するためのもう1つのヒントは、質問全体を実際に聞くことです。質問全体を聞くことで、質問を完全に理解し、聴衆の邪魔をして間違った質問に答えることがなくなります。質問が攻撃的または失礼に思われる場合でも、質問が完了するまで待ってから、質問に対処してください。さらに、質問全体が聞こえるのを待つことは、質問が難しく混乱するようである場合に、回答を作成するためのより多くの時間を与えます。
質問をオーディエンスに繰り返す
プレゼンターが陥りがちな習慣の1つは、Q＆A中に残りの聴衆を無視し、質問を提起した人にのみ焦点を当てることです。これを行わないことを保証する1つの方法は、聴衆全体に向かって大声で質問を繰り返すことです。これを行うことで、誰もが質問を聞いたことになり、質問に集中することができます。また、質問を繰り返すことで、質問自体について考え、回答を作成するための時間が少し増えます。最後に、質問を繰り返した後、部屋全体を見続けながら回答を行います。これは、すべてのオーディエンスメンバーと関わっていることを証明します。
質問に慎重に対処する
質問に答えるときは、あなたが思いつくことができる最も明確で最も簡潔な答えを与えるようにしてください。まず、質問に対する正しい答えがあることを確認してください。正しい答えであると信じるなら、続けて答えてください。しかし、そうでない場合は、不確実であり、また質問が戻ってくるでしょう。次に、目の前の質問だけに答えてみるようにしてください。質問は他の多くのことに関連している可能性がありますが、1つの質問についての長い議論に陥らないようにしてください。最後に、質問をしていた人をフォローアップして、回答が理解され、困惑していないことを確認してください。
答えがわからない場合は正直に答える
Q＆A期間中に難しい質問が出て、答えがない場合は、正直に言ってください。答えを作ることはあなたや聴衆にとって有益ではありません。代わりに、やるべきことは簡単に正直に、知らないことを聴衆に伝えます。しかし、ここで止まらないでください。あなたがこの後に完全に答えを見つけるつもりであり、彼らに返答するつもりであることをきちんと聴衆メンバーに伝えてください。プレゼンテーション後に連絡先情報をすばやく交換できるように手配して、質問の回答をフォローアップメールで送信できるようにします。
質問をさらにするように問いかける
プレゼンテーションイベントは、時として信じられないほど迅速に進行することがあります。したがって、全員の質問に答えるために、メール、電話、または希望する任意の通信方法で、さらに質問を促すようにしてください。これは、あなたが聴衆を認め、彼らのすべての質問が重要であると信じていることを、示しています。第二に、それはあなたが主題についてもう少し聴衆に教えれることを可能にします。あなたは一般市民とさらに関わり合い、彼らが学ぶのを助ける機会があります、それは素晴らしいことです！
これでプレゼンテーション後のQ＆A期間を適切に処理する方法を理解したので、それほど緊張する必要はありません。代わりに、以下のプレゼンテーションの他の重要な部分に焦点を当ててください： スピーキングスキルまたは プレゼンテーションデザインをご確認ください。
さらにQ＆Aのヒントを探している場合は、 Witt Communications がさらに役立ちます！
