《 一貫性を持たせる 》
文章全体に一貫性を持たせるには意図して構成していく必要があります。重要語句を繰り返す、代名詞を効果的に使う、転換語を使うといったテクニックを使いましょう。
< 重要語句の繰り返し >
連続した文章でキー・ワードや重要事項を少しずつ変えて繰り返し使うことで読者は中心となる話題の流れを掴みやすくなります。
Our philosophy holds that every customer is really a guest. All new employees to our theme parks are trained to treat visitors as special guests. These guests are never told what they can or cannot do.
< 代名詞を効果的に使う >
代名詞（this / that / they / these / those）を使うことで前出文章からの一貫性が分かりやすくなります。ただし、代名詞が何を指しているのかが明らかとなるように使いましょう。
All new park employees receive a two-week orientation. They learn that every staff has a vital role in preparing for the show. This training includes how to maintain enthusiasm.
明確な先行詞が無いと何を指しているのかわからなくなります。
X When company profits increased, employees were given either a cash payment or company stock. This became a real incentive to employees.
O When company profits increased, employees were given either a cash payment or company stock. This profit-sharing plan became a real incentive to employees.
< 転換語を使う >
転換語を用いることで段落内の一貫性を効果的に作り出すことができます。内容がどのような方向に進もうとしているのか、次に何が起きるであろうか、という方向性を読者が容易に推測できるからです。転換語の例を下記に挙げます。
・時間の推移
before / after
first / second
meanwhile
next
until
when / whenever
・理由、結果
consequently
for this reason
hence
therefore
・対比
although
but
however
instead
nevertheless
on the other hand
・追加
furthermore
in addition
likewise
moreover
・例示
for example
in this way
< 段落の長さ >
「ビジネス文書の書き方（２）効果的な文章の書き方とテクニックの向上」で文章の長さに留意することを効果的な文章にする為の一つのポイントとして挙げました。同じような傾向が段落としての一塊の文章にも適用されます。８行またはそれ以下で構成された段落は読む気を起こさせ、理解度も上がります。反対に、長くてぎっしり詰まった文章を見ると食指が動きづらくなります。その段落で伝えたいことが８行（文章の数ではなく行数）で収まらない場合には段落を分けることを考えてみましょう。
< 初稿を書いてみる >
伝えたい内容についてリサーチした資料を整理整頓し、分類し、パターン化が完了すれば準備は万端です。準備がきちんと出来ていない状態では、いよいよ書き始めようと座ったＰＣの前で途方に暮れてしまうかもしれません。具体的なプランを立て、静かな環境で集中して書き始めましょう。時間を決めて電話や人との往来を遮断して集中が途切れるのを防ぐのが良いでしょう。
これは初稿であって最終稿ではないという心積もりで書き始めましょう。書き直したりブラッシュアップはいつでもできます。メモは手書きでも良いですが、書き始めるにあたっては二度手間にならないようPCで書き始めるのが良いでしょう。
** References: Essentials of Business Communication, Guffey and Nagle,
7th Canadian Edition
